Ze względu na swoją specyfikę zarządzanie zespołem rozproszonym niesie ze sobą różnorakie wyzwania

Wiele organizacji pracuje w systemie „zespołu rozproszonego”, choć nie zawsze jest to tak wprost nazwane. Z tego rodzaju organizacja pracy mam do czynienia zawsze, gdy pracownicy są „rozsiani” po świecie.

Czym są zespoły rozproszone…?

Zespoły rozproszone pracują na takich samych zasadach jak zespoły projektowe z tą tylko różnicą, że utrzymują kontakt wirtualny, częstokroć nigdy nie widząc się na żywo. Zdarza się, że tylko cześć pracowników firmy pracuje w systemie rozproszony ze względu na specyfikę wykonywanej pracy, podczas gdy cała reszta pracowników wykonuje prace w systemie scentralizowanym.

System pracy rozproszonej niesie ze sobą szereg korzyści. Przede wszystkim pozwala na ograniczenie kosztów działalności. Pozwala również na stworzenie zespołu złożonego z najlepszych specjalistów. Łatwiej jest znaleźć specjalistę w rejonie, który nas akurat interesuje niż wysyłać osobę z centrali. Może też okazać się, że osoba, na której nam bardzo zależy, mieszka na drugim końcu świata i nie planuje zmieniać swojej lokalizacji. Wtedy możemy, skorzystać z możliwości, jakie dają nam nowe technologie.

Zarządzanie zespołem rozproszonym może stanowić spore wyzwanie dla menadżera. Ze względu na specyfikę pracy zarządzania, motywowanie, kontrola i delegowania zadań może nastręczać trudności. Cały mechanizm skupia się na 3 ważnych aspektach: na ZESPOLE z którym pracujemy, na PROCESIE jaki realizujesz oraz NARZĘDZIACH z jakich korzystamy.

Co musisz wiedzieć?

Podstawową kwestią jest dobór właściwych osób, którym będziesz ufać. Stawiaj na wysokie kompetencje komunikacyjne i otwartość w myśleniu i działaniu. Twoim zadaniem jest budowanie przestrzeni do innowacji i kreatywnego działania. Pamiętaj, możliwości pracy zdalnej dają nam ten przywilej, że możemy szukać odpowiedniej osoby na drugim końcu świat.

Jak motywować?

Zasadniczo systemy motywacyjne można podzielić na dwa rodzaje. Pierwszy to system motywacji wewnętrznej wynikającej z indywidualnych ambicji, chęci samorozwoju, zapewnienia realizacji swoich podstawowych potrzeb. Drugi rodzaj to system nagród i kar. Należy pamiętać, że kary powodują negatywne emocje takie jak strach przed utratą pracy. Pracownicy de facto dożą do uniknięcia kary a nie są zmotywowani do działań kreatywnych.

Drugim ważnym czynnikiem podnoszącym efektywność pracy jest określenie celów i planu działania. Pamiętajmy cel musi być jasno i precyzyjnie określony – „do czego zmierzamy”. Należy rozpisać poszczególne zadania w projekcie i przypisać kluczowe role poszczególnym członkom zespołu. Tak, żeby każdy pracownik wiedział, za co odpowiada oraz do kogo ma się zwracać z poszczególnymi tematami. Następnie wyznaczamy w projekcie „kamienie milowe”. A te z kolei dzielimy na zadania dla poszczególnych członków i określamy czas, w jakim mają zostać zrealizowane. W ten sposób mamy jasno określone zakresy odpowiedzialności a co za tym idzie pracownicy mają jasność w kwestii swoich zadań, co również wpływa na ich pozytywną motywację i chęć zaangażowania się w proces. Pracownik musi mieć świadomość, że doceniamy jego pracę i wkład w realizację projektu.

Komunikacja w zespołach rozproszonych.

Dobrze, żeby choć raz na jakiś czas była okazja żeby zespół spotkał się fizycznie w jednym miejscu. Wpływa to bardzo pozytywnie na budowanie relacji wewnątrz zespołu. Jeżeli nie ma możliwości częstszych spotkań można zrealizować np. zamkniecie projektu w postaci warsztatu.

Nowe technologie ułatwiają nam również pracę w rozproszeniu. Potrzebujemy współdzielonego dysku, dzięki czemu każdy pracownik w dowolnym momencie będzie miał dostęp do planów projektu oraz do dokumentów z poszczególnych jego etapów. Takie możliwości daje np. aplikacja Microsoft Teams, dzięki której możemy stworzyć poszczególne zespoły projektowe, które mają dostęp jedynie do swoich zasobów a my jako koordynatorzy możemy mieć wgląd w działania kilku podległych nam zespołów. Aplikacja jest również wyposażona w czat oraz możliwość wideokonferencji. Do komunikacji firmy wykorzystują Teams, GoogleTalk czy Slack. Możliwości jest wiele w zależności od potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Zespół

Pracując z ludźmi rozlokowanymi po całym świecie musimy brać pod uwagę aspekt, z jakiej kultury się wywodzą, jakie są ich przyzwyczajenia czy przekonania. Każda narodowość ma swoje cechy charakterystyczne, które musimy brać pod uwagę przy współpracy z jej przedstawicielami. Pracownicy z różnych kultur, różnie będą podchodzili do realizacji zadań, planowania i komunikowania celów. Często niesie to za sobą możliwość wystąpienia pewnego rodzaju niedomówień, nieporozumień lub sporów. Multikulturowość ma również swoje zalety, gdyż daje nam możliwość czerpania inspiracji i doświadczeń z innych kultur. Każdy ma jakąś wyjątkową cechę, na którą należy zwrócić uwagę i postarać się ją wykorzystać w procesie. Istotnym jest, aby być otwartym na wielokulturowy zespół.

Praca w zespołach rozproszonych staje się w obecnych czasach standardem. Dobrze jest się do niej odpowiednio przygotować – skupiając się na 3 aspektach PROCES & LUDZIE & NARZĘDZIA możemy zrealizować każdy zakładany projekt…

☎️ Zapytaj o współpracę w zakresie kompleksowego zapewnienia bezpieczeństwa; audytu, szkolenia i nadzoru, skontaktuj się z Michałem Sekundą Dyrektorem handlowym SEKA S.A. tel. 22 517 88 66 e-mail: michal.sekunda@seka.pl