Praktyczne zasady pracy zdalnej

Organizacja pracownicza przed podjęciem decyzji o wysyłaniu pracowników na tryb pracy zdalnej, powinna odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań.

Pytania te można oprzeć na systematyce TOL stosowanej przy analizie zdarzeń wypadkowych.

Technicznie

Czy pracodawca dysponuje odpowiednią liczba narzędzi pracy, czyli laptopami, monitorami itd. aby udostępnić je pracownikom pracującym w tym trybie?
W jaki sposób zabezpiecza transmisję danych?
Czy zorganizowano stanowisko pracy eliminujące zagrożenia ze strony układ mięśniowo -szkieletowego?

Organizacyjnie

Czy pracodawca określił zasady ewidencjonowania czasu pracy?
W jaki sposób pracownik ma się rozliczać z wykonywanych zadań?
Czy są ustalone wirtualne spotkania z członkami zespołu? Z kierownictwem?
Czy zadbano o zdrowie fizyczne pracowników (praca zdalna sprzyja otyłości, pracownik zminimalizował aktywność fizyczną: dojazd/powrót do/z pracy, korzystanie ze wspólnych przestrzeni w biurach np.: sale konferencyjne, kuchnie)?
W jaki sposób ogranicza się poczucie izolacji psychicznej pracownika?

Ludzkie

Czy pracownicy posiadają umiejętności pracy/obsługi programów służących do komunikacji zdalnej? Czy zapewniono im przeszkolenie? wsparcie techniczne?
Czy zapewniono cykliczne wirtualne spotkania?

Odpowiadając na powyższe pytania pracodawca będzie mógł zminimalizować koszty psycho fizyczne pracy swoich pracowników.

1. Art. 675 KP definiuje telepracę jako pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystywaniem środków komunikacji elektronicznej.

Telepracownik to pracownik, który wykonuje pracę w powyższy sposób i przekazuje wyniki pracy pracodawcy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej np. e-mailem.

Telepraca jest świadczona regularnie, a zdalna praca TYLKO na czas trwania epidemii.

2. USTAWA z dnia 2marca 2020r.o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych: Dz. U. z 2020 r. poz. 374, 567, 568, 695, 875, 1086, 1106, 1422, 1423, 1478, 1493, 1639.

3.Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Zapytaj o współpracę w zakresie kompleksowego zapewnienia bezpieczeństwa w Twojej firmie, skontaktuj się teraz z Michałem Sekundą Dyrektorem handlowym SEKA S.A. tel.: 22 517 88 66 | e-mail: michal.sekunda@seka.pl

5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust.6.

Co to oznacza: „pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne i lokalowe”?

Należy upewnić się, czy pracownik posiada odpowiedni sprzęt oraz warunki, które umożliwią mu wykonywanie pracy zdalnej – komputer z dostępem do Internetu oraz telefon.
Określić zasady korzystania z:
- sprzętu służbowego/prywatnego,
- przekazywania dokumentów i danych,
- zabezpieczenia łączy internetowych,
- dostępu do informacji stanowiących tajemnicę pracodawcy a także danych osobowych, do których będzie miał dostęp pracownik oraz sposobie ich zabezpieczenia.
Ustalenie sposobu ewidencji czasu pracy.
Określenie sposobu kontaktowania się pracownika z pracodawcą/przełożonymi oraz zlecaniu zadań i przekazywania dokumentów niezbędnych do ich wykonywania.
Ustalenie zasad i sposobu kontroli pracy wykonanej przez pracownika.
O wymogach związanych z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
O zasadach odwoływania z pracy zdalnej.

Małgorzata Kochańska
Doradca Prezesa SEKA S.A.
Wykładowca ergonomii W-134/1107/2020 CIOP-PIB
tel. 58 732 08 84 | kom. 501 068 600
malgorzata.kochanska@seka.pl

Wprowadzenie i rozliczanie pracy zdalnej

SZKOLENIE – Wstęp do pracy zdalnej – aspekty prawne

Praca zdalna a obowiązki pracodawcy w zakresie bhp

SEKA S.A. zaprasza na spotkanie biznesowe on-line w formie szkolenia, podczas którego zostaną omówione najważniejsze kwestie dotyczące audytu RODO w kadrach.