Praca zdalna w czasie COVID-19 – wynagrodzenie

Wynagrodzenie pracowników, wykonujących swoje obowiązki zdalnie, co do zasady, nie powinno ulegać zmianie. Gdyż jedyną zmianą jest tak naprawdę miejsce pracy. Możliwe są jednak różnice dotyczące specyficznych dodatków do wynagrodzenia lub świadczeń związanych z pracą.

W praktyce zdarzają się składniki wynagrodzenia, które są powiązane z przemieszczaniem się pracowników, wykorzystywaniem prywatnych narzędzi i urządzeń. W przypadku wykonywania pracy zdalnej powinno to zostać przeanalizowane pod kątem prawa do nich.

Dodatek za dojazdy

Dodatek do wynagrodzenia za dojazdy komunikacją lokalną lub własnym samochodem, który jest często określany ryczałtowo w skali miesiąca nie powinien być wypłacany. Wykonując pracę zdalnie, pracownik nie spełnia przesłanek niezbędnych do nabycia tego dodatku.

Samochód służbowy

Podstawa do obniżenia przychodu pracownika z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych byłaby, jeżeli pracownik na okres pracy zdalnej pozostawiłby samochód na parkingu służbowym, a tym samym obiektywnie nie mógłby wykorzystywać samochodu do celów prywatnych.

Prywatne narzędzia i urządzenia

Pracownik dla potrzeb pracodawcy może wykorzystywać swój prywatny komputer, drukarkę, czy też artykuły biurowe, takie jak np. papier do drukarki. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na zwolnienie z opodatkowania ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 PDOFizU). W konsekwencji ekwiwalent za materiały biurowe czy prywatne narzędzia pracownika będzie zwolniony z opodatkowania.

Należy jednak pamiętać, że ekwiwalent powinien stanowić zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika za pracodawcę i wyrównywać uszczerbek w majątku pracownika spowodowany użyciem jego prywatnego majątku do wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli wysokość ekwiwalentu przekraczałaby poniesione przez pracownika koszty, to nadwyżka ekwiwalentu ponad rzeczywiście poniesione przez pracownika koszty byłaby opodatkowana.

Internet w domu pracownika

W ocenie autorów poradnika, jeżeli pracownik wykorzystuje dla celów służbowych w trakcie pracy zdalnej to samo łącze internetowe, które miał wcześniej wykupione wyłącznie dla celów prywatnych, to pracownik nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów w związku z wykorzystaniem łącza internetowego dla celów służbowych.

Bez względu bowiem na to, czy wykorzystuje łącze dla celów służbowych, czy też nie – pracownik ponosi ten sam koszt. Brak opodatkowania takiego zwrotu od pracodawcy byłby zatem obarczony ryzykiem sporu z fiskusem.

Inaczej sytuacja wyglądałaby, gdyby pracownik, pracując zdalnie, potrzebował lepszej jakości łącza i specjalnie dla potrzeb pracy zdalnej wykupiłby właśnie usługę o wyższych parametrach. W takim przypadku różnica pomiędzy opłatą ponoszoną dotychczas na łącze prywatne a opłatą ponoszoną na łącze, które jest potrzebne pracownikowi do pracy, nie byłaby przychodem pracownika.

Źródło: „Praca zdalna w praktyce. Zagadnienia prawa pracy i RODO” Łukasz Prasołek, Aleksandra Kiełbratowska