Praca zdalna w czasie COVID-19 - dokumentacja czasu pracy i nadgodziny

Home office rządzi się swoimi prawami, jednakże przepisy Kodeksu pracy również są obowiązujące. Wykonywanie pracy zdalnej wymaga też ustalenia sposobu, w jaki pracownicy będą potwierdzali swoją obecność w pracy, ponieważ w tym przypadku lista obecności, czy systemy RCP, z wiadomych względów, nie zadziałają.

Sposób potwierdzania obecności w pracy podczas home office powinien wynikać z polecenia wykonywania pracy zdalnej lub z regulaminu, jeśli pracodawca zdecyduje się go wprowadzić. Bowiem w tym zakresie większość pracodawców nie miała rozwiązań wewnątrzzakładowych.

W przypadku firm, które jeszcze przed pandemią miały regulacje dotyczące home office czy pracy zdalnej, można zastosować zasady z nich wynikające.

Dokumentacja czasu pracy

W praktyce najczęściej stosowane są 3 opcje:

wysłanie do przełożonego maila potwierdzającego rozpoczęcie pracy,
zalogowanie się w określonym systemie teleinformatycznym lub na komunikatorze wykorzystywanym w kontaktach służbowych,
zaznaczenie w odpowiedniej aplikacji do zarządzania czasem pracy rozpoczęcie pracy, a następnie odznaczenie jej zakończenia.

Możliwa jest również elektroniczna lista obecności umieszczona na serwerze firmowym, na której trzeba się podpisać, logując się do sieci firmowej.

Polecanie nadgodzin

Zagadnienia dotyczące mierzenia czasu pracy oraz polecania pracy w godzinach nadliczbowych są szczególnie problematyczne. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego od wielu lat wynika, że polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie musi mieć szczególnej formy, a może być wydane nawet ustnie czy w sposób dorozumiany.

W przypadku pracy zdalnej najwygodniejszą formą do wydawania poleceń pracy w godzinach nadliczbowych będą maile lub sms-y wysyłane przez przełożonych.

Praca zdalna to czas pracy, a więc jej rejestracja powinna wyglądać identycznie jak w przypadku pracy w biurze.

Przykład

Pracownik biura rachunkowego pracujący zdalnie w związku z koniecznością przygotowania plików JPK i wysłania deklaracji do US pracował w dniach 23 i 24.3.2020 r. od godziny 9:00 do 22:00. W jego ewidencji czasu pracy powinny być wykazane następujące dane:

liczba godzin przepracowanych – 13 godzin,
godzina rozpoczęcia pracy – 9:00,
godzina zakończenia pracy – 22:00,
liczba godzin nadliczbowych – 5 godzin, z dodatkiem 50% wynagrodzenia.

Wnioski urlopowe

Pracodawca powinien również ustalić zasady składania wniosków urlopowych przez pracowników. Jeżeli w przedsiębiorstwie działa aplikacja elektroniczna, w której składa się takie wnioski, a pracownicy mają do niej zdalny dostęp, wtedy zasada udzielania urlopów wypoczynkowych nie ulegnie zmianie.

Jeżeli takiej aplikacji nie ma, najłatwiejszym sposobem składania wniosków urlopowych będzie wysyłanie maili do przełożonego, który udzielając urlopu, dołączy następnie do komunikacji dział kadr. Dzięki temu będzie możliwe prawidłowe zarchiwizowanie wniosków urlopowych przez pracodawcę.

Źródło: „Praca zdalna w praktyce. Zagadnienia prawa pracy i RODO” Łukasz Prasołek, Aleksandra Kiełbratowska