Kadry i płace – outsourcing czy własny dział?

Wraz z rozwojem firmy, wzrasta także ilość nowych pracowników. Jako właścicielowi firmy trudno będzie Ci prowadzić wszelką ewidencję oraz dbać o wypłaty, zwłaszcza gdy zaczniesz zatrudniać kilkudziesięciu lub nawet kilkuset pracowników. W naturalny sposób pojawi się potrzeba stworzenia wewnętrznego działu odpowiedzialnego za kadry i płace. Alternatywnym rozwiązaniem jest wynajęcie fachowej firmy outsourcingowej.

Kadry i płace – jaki zakres obowiązków posiada osoba na tym stanowisku?

Kadry i płace łączą w sobie obowiązki osób związanych z księgowością i HR-em. Specjalista zatrudniony na tym stanowisku musi dbać o:

• tworzenie dokumentów – wszelkie nowe umowy, ewidencja czasu pracy, listy płac itd.,
• prawidłowe zarządzanie dokumentami pracowników i przedsiębiorstwa – dbanie o porządek i zgodność w dokumentach. Każda osoba, która jest zatrudniona w danym przedsiębiorstwie, powinna posiadać swoją własną teczkę, w której gromadzone są wszelkie umowy, zwolnienia lekarskie, badania medycyny pracy czy wnioski o urlop, dlatego trzeba sprawować nad tym bardzo troskliwą opiekę,
• zgodność merytoryczna dokumentów – weryfikacja czy wszystkie umowy i inne dokumenty są zgodne z obowiązującymi przepisami i Kodeksem pracy,
• terminowe wypłaty dla pracowników,
• rozliczenia podatkowe, wydawanie sprawozdań i deklaracji dotyczących pracowników – z tego powodu kadry i płace muszą współpracować z instytucjami państwowymi, jak ZUS czy Urząd Skarbowy,
• motywacja pracowników – w końcu to oni napędzają całą firmę, w związku z tym kadry i płace odpowiadają także za odpowiednie premiowanie oraz za szkolenia pracowników,
• zatrudnianie i zwalnianie pracowników.

Patrząc na zakres obowiązków osoby zajmującej się kadrami i płacami, jest to bardzo odpowiedzialna i trudna praca, którą nie każdy jest w stanie wykonywać. Wszystko musi być bowiem zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Nawet najdrobniejsze uchybienia mogą skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami. W związku z tym, znalezienie odpowiedniej osoby na to stanowisko, na własną rękę może być bardzo trudne.

Alternatywą dla otwierania własnego działu zajmującego się kadrami i płacami jest zatrudnienie zewnętrznej firmy świadczącej takie usługi – tzw. outsourcing. Wówczas nie trzeba tworzyć oddzielnego działu w swoim przedsiębiorstwie, bo wszystkie obowiązki spoczną na wynajętym biurze zajmującym się obsługą kadrowo-płacową.

Kadry i płace – wady i zalety własnego działu

W przypadku utworzenia własnego działu w firmie, mamy do czynienia z dużą ilościom wad. Założenie i utrzymanie działu kadr i płac w przedsiębiorstwie wiąże się ze stosunkowo wysokimi kosztami. Dbanie o to, by specjalista posiadał aktualną wiedzę, także wiąże się z dodatkowymi obciążeniami finansowymi – koniecznością jest bowiem opłacanie różnego rodzaju kursów czy szkoleń. W małym lub średnim przedsiębiorstwie ze względu na umiarkowaną liczbę zatrudnionych osób, do obsługi kadrowo-płacowej w zupełności wystarczy jeden pracownik. Wiąże się to jednak z pewnym ryzykiem. W przypadku, gdy zdecyduje się on na wzięcie urlopu lub zwolnienia lekarskiego Twoja firma może mieć problem z funkcjonowaniem, a Ty zmuszony jesteś do przejęcia jego obowiązków.

Kurs kadrowo-płacowy – zobacz więcej.

Mimo to posiadanie własnego działu kadr i płac ma jedną, niepowtarzalną zaletę. Ty jako pracodawca i właściciel przedsiębiorstwa masz pełną kontrolę nad swoją firmą i jej wszelkimi obszarami, dzięki czemu nie musisz polegać na podwykonawcach.

Kadry i płace – wady i zalety outsourcingu

Decydując się na wynajęcie zewnętrznej firmy świadczącej usługi kadrowo-płacowe możesz liczyć na bardzo wiele udogodnień i korzyści.

• Oszczędność czasu i finansów – w przypadku outsourcingu ponosisz jedynie stałą kwotę wynajmu danej firmy, co niweluje koszty utworzenia własnego działu itd.
• Wykwalifikowani specjaliści – biura świadczące usługi kadrowo-płacowe dbają o rozwój swoich pracowników i odpowiednie szkolenia, dzięki czemu oferują pomoc najlepszych specjalistów.
• Odpowiedzialność spoczywa na danej firmie outsourcingowej – wynajęcie wykwalifikowego biura odciąża Twoje przedsiębiorstwo z zakresu działań kadrowo-płacowych, za wszelkie kwestie formalne odpowiada zewnętrzna firma.
• Bezpieczeństwo i poufność – firmy outsourcingowe gwarantują swoim klientom odpowiednią ochronę danych oraz zgodność z przepisami RODO.
• Płynność działania Twojej firmy – zewnętrzna firma świadcząca usługi kadrowo-płacowe zatrudnia wielu pracowników. Nawet kilku z nich zdecyduje się na urlop, Twoje przedsiębiorstwo ma zapewnione płynne i stałe działanie, bez względu na wszystko.
• Szczegółowe raporty – otrzymujesz możliwość wglądu i monitorowania pracy wynajętej firmy outsourcingowej poprzez szczegółowe raporty wysyłane co miesiąc.

Idea outsourcingu kadrowo-płacowego nie jest jednak pozbawiona wad. Działanie Twojego przedsiębiorstwa uzależnione jest od wynajętej firmy zewnętrznej. W przypadku rozwiązania umowy przez którąś ze stron Twój biznes pozbawiony zostaje opieki kadrowo-płacowej, co znacząco utrudnia jego funkcjonowanie. Dodatkowo firma outsourcingowa zawyża stawki za świadczone usługi, w związku z tym Twoe przedsiębiorstwo może mieć mniejszy przychód niż w przypadku posiadania własnego działu kadr i płac.

Jeśli interesuje Cię tematyka kadr i płac z pewnością zainteresują Cię szkolenia, które przeprowadzamy w tym zakresie. Dodatkowo możesz zdecydować się na usługę outsourcingu, którą oferuje nasza firma. Przekonaj się sam!

NAJBLIŻSZE SZKOLENIA KADROWO-PŁACOWE