Jak w czasie epidemii zorganizować spotkanie biznesowe, kongres czy konferencję?

Obowiązujący stan epidemii koronawirusa obliguje przedsiębiorców do przestrzegania przepisów i zasad ustanowionych tzw. specustawą. Zakłady pracy muszą jednak funkcjonować i realizować plany sprzedażowe, które poniekąd zakładają organizację spotkań, kongresów czy konferencji biznesowych. Jak w obecnych czasach sprostać temu wyzwaniu?

Zgodnie z § 6 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z 19 czerwca 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. z 2020r., poz. 1066) przedsiębiorcy oraz inne podmioty działalności związanej z organizacją, promocją lub zarządzaniem imprezami, takimi jak: targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania, mogą je organizować, pod warunkiem jednak zapewnienia, aby w miejscu odbywania się imprezy znajdowała się nie więcej niż 1 osoba na 4 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, widzów lub klientów, z wyłączeniem obsługi.

Kolejne przepisy zawarte w § 8 ww. rozporządzenia nakazują, by zakłady pracy organizujące tego typu spotkania, zapewniły:

osobom zatrudnionym niezależnie od podstawy zatrudnienia rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk,
odległość między stanowiskami pracy wynoszącą co najmniej 1,5 m, chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, a zakład ten zapewnia środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii.

Ponadto, podczas organizacji spotkań czy innych imprez na większą liczbę osób warto rozważyć wprowadzenie dodatkowych środków ostrożności, m.in. takich jak:

wyznaczyć dla każdego uczestnika miejsce na sali;
poinformować uczestników przed imprezą/spotkaniem o zasadach bezpieczeństwa obowiązujących w trakcie wydarzenia, m.in. o tym w jaki sposób należy poruszać się po obiekcie, jaką odległość zachowywać w kontaktach z innymi osobami;
przekazać uczestnikom informacje o obowiązku stosowania środków do dezynfekcji rąk, maseczek lub przyłbic do zakrywania nosa i ust (zapewnionych przez organizatora).