22 517 88 66
Zgodnie z postanowieniami Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odzież i obuwie robocze oraz zagwarantować, że są one zawsze czyste i gotowe do użycia. Jeśli pracodawca nie jest w stanie zapewnić usług pralniczych dla odzieży roboczej, pracownik może wykonać te czynności samodzielnie. Warunkiem takiego postępowania jest wypłacenie pracownikowi przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego na pokrycie poniesionych kosztów.
Wysokość ekwiwalentu
Należy pamiętać, że ekwiwalent za pranie odzieży powinien uwzględniać rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika, takie jak środki piorące, woda, prąd, a także czas i praca własna pracownika. Pracodawca ma obowiązek ustalić wysokość tych kosztów oraz zweryfikować ich wiarygodność. Przepisy nie precyzują konkretnego sposobu ustalania kwoty ekwiwalentu. W praktyce przedsiębiorcy często ustalają jednorazową stawkę i regularnie wypłacają ją pracownikowi (np. co miesiąc, kwartał). Kwota może ulec zmianie jedynie w przypadku wzrostu kosztów, takich jak wydatki na wodę czy środki czystości.
Rozliczanie ekwiwalentu
Z powodu ustalonej stałej metody wyliczania ekwiwalentu przez pracodawcę, pracownik nie musi stale dokumentować swoje wydatki związane z praniem odzieży. Niemniej jednak, powinien być świadomy, że pracodawca może przeprowadzić kontrolę sposobu czyszczenia odzieży oraz monitorować właściwe wykorzystanie środków przeznaczonych na ten cel.
Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek prowadzić osobno dla każdego pracownika kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży i obuwia ochronnego.
Rozliczenie ekwiwalentu z fiskusem
Zgodnie z aktualnymi przepisami, ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży stanowi dochód pracownika wynikający z zatrudnienia. Jednakże, zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia dotyczącego składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, taki dochód nie podlega opodatkowaniu, jeśli jest to rzeczywista kwota poniesiona przez pracownika na utrzymanie czystości odzieży roboczej. Z kolei, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody z ekwiwalentu za pranie są również zwolnione z podatku dochodowego, o ile odzwierciedlają rzeczywisty koszt poniesiony przez pracownika.
W przypadku przedsiębiorców, ekwiwalenty wypłacane pracownikom, jeśli są rzetelnie uzasadnione, stanowią koszty uzyskania przychodów. Nie ma przepisów, które wyłączyłyby te wydatki z kosztów podatkowych. Oznacza to, że jeśli ekwiwalent za pranie odzieży służy osiągnięciu przychodów lub zabezpieczeniu źródła przychodów, w miesiącu wypłaty podlegają one zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.
Źródło: poradnikpracodawcy.pl
Najbliższe szkolenia z zakresu BHP
Zobacz też:
