Co to jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i jak działa?

W większości zakładów pracy działa fundusz socjalny. Nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę na jakich zasadach funkcjonuje? Jakie jest jego źródło jego finansowania? Na jakie cele może być przeznaczony i kto może z niego korzystać?

Kiedy pracodawca musi utworzyć fundusz?

Podstawę prawną stanowi Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych musi być utworzony przez pracodawcę, jeżeli zatrudnia on więcej niż 50 pracowników lub jeżeli zatrudnia od 20 do 49 pracowników a o utworzenie funduszu wnioskuje zakładowa organizacja związkowa.

Jednostki budżetowe oraz samorządowe zobowiązane są do tworzenia funduszu nie zależnie od liczby zatrudnianych pracowników. Fundusz może nie zostać utworzony w zakładach pracy, w których został zawarty układ zbiorowy, jeżeli tak zdecydują strony układu. Liczba pracowników określana jest na podstawie stanu z dnia 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty.

Finansowanie

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych gromadzony jest przez pracodawcę na osobnym rachunku, pochodzi z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego (jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu jest wyższe w stosunku do pierwszego półrocza).

Uwaga! W 2021 roku stawki odpisu zostały zamrożone i nalicza się je na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego za II półrocze 2018 roku czyli 4134,02 zł. Oznacza to, że odpis na jednego pracownika wyniesie 1550,26 zł.

Kwota przekazana przez pracodawcę na fundusz jest wliczana w koszty działalności. Środki powinny być przekazana na rachunek w terminie 31 maja (nie mniej niż 75% kwoty) a reszta kwoty do 30 września. Środki nie wykorzystane w danym roku przechodzą na rok następny.

Jak rozdysponowane są środki z funduszu?

Dysponentem środków jest pracodawca. Sposób wykorzystywania tych środków reguluje wewnętrzny regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Powinien on określać cele wykorzystania środków oraz wysokość świadczenia dla pracowników zależnie od ich rodzinnej sytuacji finansowej i życiowej (np. konieczność opieki nad członkami rodziny, przewlekłe choroby czy wypadki losowe). Z wymienionych powodów pracownicy znajdujący się różnej sytuacji życiowej nie mogą otrzymywać świadczeń finansowych w tej samej wysokości.

Do środków z funduszu uprawnieni są:

• zatrudnieni pracownicy, bez względu na wymiar etatu oraz członków ich rodzin;
• pracownicy, którzy przebywają na urlopie wychowawczym;
• emeryci i renciści, będący byłymi pracownikami oraz członkowie ich rodzin;
• młodociani pracownicy, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego;
• osoby, które uzyskały od zakładu prawo do korzystania ze świadczeń z ZFŚS, np. pracownicy, którzy w danym momencie przebywają na bezpłatnym urlopie;
• pracownicy, którzy wykonują pracę nakładczą, czyli tzw. chałupnicy;
• członkowie rodzin po zmarłych pracownikach oraz byłych pracownikach, jeżeli byli na ich utrzymaniu.

Środki ZFŚS mogą być przeznaczone na:

• wypoczynek, na przykład dofinansowanie do urlopu
• działalność kulturalno-oświatowa
• działalność sportowo-rekreacyjna
• opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach i w innej formie
• pomoc materialno-rzeczowa lub finansowa, na przykład zakup paczek świątecznych dla dzieci, zapomoga z powodu zdarzeń losowych
• zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe, na przykład pożyczka mieszkaniowa, pożyczka remontowa.

Cela na które nie można przeznaczać środków z funduszu to miedzy innymi:

• premie;
• nagrody;
• edukację pracowników;
• imprezy pracownicze (świąteczne, integracyjne i inne);
• nagrody okolicznościowe;
• finansowanie stołówki firmowej;
• wynagrodzenie pracowników, którzy obsługują fundusz socjalny;
• zakup środków trwałych;
• zapewnienie prywatnej opieki medycznej;
• finansowanie dojazdów do pracy.

Kiedy należy utworzyć fundusz?

Pracodawca rozpoczynający działalność w roku kalendarzowym, który zobowiązany jest do utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, dokonuje odpisu na fundusz od następnego roku kalendarzowego.

Pracodawca uchylający się od obowiązku tworzenia Funduszu Świadczeń Socjalnych lub dysponujący środkami niezgodnie z ich przeznaczeniem musi liczyć się z odpowiedzialnością karną w formie grzywny.

Źródła:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00105
https://businessinsider.com.pl/gospodarka/makroekonomia/fundusz-socjalny-co-to-jest-i-komu-przysluguje-ta-forma-wsparcia/hn5v0c6
Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych Dz.U.2022.923 Wersja od: 28 kwietnia 2022 r.
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-16795867

Masz pytania? Skontaktuj się z nami, odpowiemy na Twoje pytania:
tel. 22 517 88 23 lub tel. 22 517 88 48
mail kadryplace@seka.pl

Zobacz też: Zapraszamy do odwiedzenia: Facebook | LinkedIn | YouTube | Twitter | Google | Magazyn SEKA