CELE SZKOLENIA

Nabycie umiejętności przez uczestników szkolenia w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji środowiska pracy oraz planowania zadań w sekretariacie administracji publicznej.

ADRESACI SZKOLENIA

Szkolenie skierowane do osób odpowiedzialnych za prowadzenie sekretariatu w instytucjach publicznych.

KORZYŚCI

Uczestnicy szkolenia zdobędą wiedzę niezbędną  w obsłudze klientów, pracowników firmy a także  godnego reprezentowania firmy.
Rozwiną umiejętności w zakresie komunikacji, zarządzania priorytetami i hierarchizacji zadań.

ZAKRES TEMATYCZNY

1.      Zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy,
• funkcja reprezentacyjna sekretariatu, zachowanie, kultura osobista, ubiór,
• obsługa  klienta, standardy obsługi.

2.       Nowoczesna komunikacja biurowa:
• rola komunikacji w pracy biurowej,
• przekaz niewerbalny i jego znaczenie,  zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne,
• aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie), komunikatywność
i precyzja wypowiedzi.

3.       Kształtowanie osobistego wizerunku:
• jak prezentować siebie i swoją firmę?
• zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć,
• sztuka dyplomacji, na co dzień.

4.      Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• pierwsze wrażenie, przedstawianie i zapoznawanie,
• prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach,
• tytułowanie – formy, zasady, błędy, towarzyszenie.

5.      Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• budowanie wizerunku przez telefon, rozmowa przez telefon,
• przekazywanie informacji.

6.      Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• zarządzanie czasem własnym i szefa,
• ustalanie priorytetów i planowanie zadań, monitoring realizacji zadań.

7.      Organizacja spotkań:
• rodzaje spotkań, przygotowanie, zaproszenia,
• przeprowadzenie spotkania,
• efektywne zarządzanie naradami.

8.      Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• rodzaje terminów, koordynowanie terminów,
• zarządzanie terminami,

9.      Kultura dnia codziennego:
• uprzejmość, uśmiech, prawidłowy uścisk dłoni,
• zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10.   Komunikacja w biznesie:
• sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu,
•tematy wskazane i zakazane, jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania,
• bilety wizytowe i zaproszenia, wręczanie upominków oraz kwiatów.

11.   Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:

12.   Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja,
• intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi,
• kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej, telefonowanie z aparatu komórkowego
i stacjonarnego,
• etykieta telefoniczna.