Praca zdalna w czasie COVID-19 - środki organizacyjne i techniczne

Wprowadzenie pracy zdalnej powinno być poprzedzone analizą ryzyka, dotyczącej ochrony danych osobowych. Bowiem podczas tej formy pracy wyzwaniem stają się nie tylko systemy informatyczne i ich dostosowanie, ale również zarządzanie dokumentami papierowymi.

Dokumenty papierowe

Należy pamiętać o:

zabezpieczeniu dokumentów papierowych przed osobami trzecimi w tym domownikami, dziećmi czy zwierzętami,
zabezpieczeniu dokumentów papierowych przed zalaniem, zniszczeniem, utratą bądź kradzieżą,
niszczeniu dokumentów papierowych w niszczarce,
wyznaczeniu miejsca na ich przechowywanie.

Nigdy nie należy wyrzucać dokumentów papierowych do kosza!

Kontakt z pracownikiem

Najpopularniejszy jest oczywiście kontakt za pomocą e-mail, czy wykonanie telefonu do pracownika. Na rynku dostępny jest szeroki wachlarz propozycji, jednak pracodawca musi zapewnić, aby wykorzystywane aplikacje były zgodne z przepisami oraz w jak najlepszy sposób zabezpieczały jego interesy. Przestrzegamy przed używaniem aplikacji niesprawdzonych, ponieważ w środowisku ekspertów z zakresu RODO i bezpieczeństwa informatycznego toczy się ogromna dyskusja, czy wszystkie udostępnione narzędzia zapewniają odpowiedni stopień bezpieczeństwa.

Należy więc wziąć pod uwagę wszystkie czynniki, aby w konsekwencji nie doszło np. do naruszenia danych osobowych.

Sprzęty służbowe

Warto zadbać o to, by pracownicy używali sprzęty służbowe. Należy też zapewnić logowanie za pomocą VPN, zainstalować aktualny program antywirusowy z firewallem, funkcję backup, czy zaszyfrowany dysk twardy. Dodatkowo można wyposażyć pracownika w nakładki prywatyzujące. Warto uczulić pracowników, by blokowali komputery przed każdym odejściem od urządzenia. Do pracy pracownicy powinni łączyć się wyłącznie przez sieci prywatne i domowe np. poprzez udostępnienie internetu z telefonu komórkowego lub domowy router.

Źródło: „Praca zdalna w praktyce. Zagadnienia prawa pracy i RODO” Łukasz Prasołek, Aleksandra Kiełbratowska